オフィス清掃を社員の当番制で行っている企業では、「清掃に時間を取られてしまう」「担当者によって仕上がりが異なる」「総務が当番管理や備品の確認をすべて担当している」といった問題が頻繁に見られます。
一見すると、社員が自ら清掃を行うことで外部委託費を削減できるように思われるかもしれません。しかし実際のところ、社員の作業時間が増えることや、総務が管理に要する時間、清掃の仕上がりにばらつきが生じること、さらには衛生面での不安など、表面には見えにくい負担が隠れています。
この記事では、オフィス清掃を専門業者に外注することによって、社員や総務にかかる負担がどれほど軽減されるのか、またどのように業務を削減できるのかについて、詳しく整理し解説してまいります。
結論｜清掃の外部委託は「作業時間」だけでなく「管理負担」も軽減できる
オフィス清掃を外部に委託することで、削減できる負担は単に清掃作業の時間だけにとどまりません。社員がトイレや給湯室、床まわりを清掃する時間が減るのはもちろんのこと、総務や管理担当者が行っている当番表の作成、実施の確認、備品の管理、そして清掃に関する不備への対応といった負担も大幅に軽減できます。特に総務部門のスタッフにとって大きなメリットとなるのは、清掃業務を“毎回気にしなければならない日常業務”から“定期的に自動で行われる業務”へと切り替えられる点です。
清掃の範囲や頻度を事前に決定し、外部に委託することで、日々の細かな確認や調整作業が減少し、従業員は本来優先すべき業務に集中しやすくなります。これにより、オフィス全体の効率が向上し、より快適な職場環境が実現します。
社員が掃除に費やしている時間は、意外に多いものです
・1回10分でも、月単位では大きな工数になる
社員が掃除に費やす時間は、1回あたりでは短く見えるかもしれません。しかし、オフィス内のトイレや給湯室、床の掃除、ゴミの回収などを分担して行う場合、これらの作業はたとえ数分であっても、毎週や毎月繰り返されることで大きな時間の積み重ねになります。たとえば、何人かの社員が週に数回掃除を行っている場合、月単位では合計して数時間以上の作業時間に達することも珍しくありません。この時間は本来であれば営業活動、事務作業、顧客対応、管理業務など、社員が本来すべき業務に充てることができる時間です。清掃業務を外部に委託することで、社員の作業時間を削減し、彼らを本来の業務に集中させるための有効な選択肢となります。
・当番制は「作業以外の負担」も発生する
社員による当番制の掃除では、実際の清掃作業だけでなく、当番表の作成や周知、担当変更の調整、実施漏れの確認といった事務的な作業も必要となります。担当者が休んだ場合には代替の調整が必要となり、「どの社員がどの作業を行うか」「どの範囲まで掃除をするか」といった細かな確認事項も総務部門にとっては負担となります。清掃業務を外部に委託すれば、これらの当番管理から解放されることができ、特にトイレや給湯室といった心理的な負担が大きい場所においては、外部委託によって業務を削減する効果がより一層大きくなります。
総務の負担軽減に役立つポイント
・当番確認・実施の手間を軽減
社員による清掃では、当番制を導入しても「ちゃんと実行されたかどうか」を確認する作業が必要です。もし清掃が行われなかった場合、最終的には総務が状況を確認し、注意を促し、再度計画を立て直す必要があります。これにより、見えない管理作業の時間が増えることになります。しかし、清掃を外部に委託することで、清掃の範囲や頻度、作業内容を事前に決めて定期的に実施できるため、総務が毎回当番を管理する必要がなくなります。
・備品や用具の管理負担を低減
社内で清掃を行う場合、洗剤やスポンジ、モップ、ゴミ袋、トイレットペーパーなどの備品を管理しなければなりません。これらが不足すると追加購入が必要になり、在庫の確認や保管場所の整理も定期的に行わなければなりません。しかし、清掃を外部業者に任せることで、清掃用具や作業手順の管理を専門業者に依頼できるため、総務の細かな管理負担を大幅に軽減することが可能です。
・清掃に関するクレーム対応の削減
社員による清掃では、担当者によって仕上がりが異なることが多く、「今日は汚れが残っている」「給湯室が片付いていない」「トイレの臭いが気になる」などの不満が総務に寄せられやすいです。清掃業者に外注することで、清掃範囲や頻度を明確に決めて運用できるため、清掃品質のばらつきを抑えやすくなります。その結果として、総務が頻繁に対応しなければならないクレームや確認作業の手間を減らすことができます。
見出し：外注で作業負担を軽減しやすい清掃エリア
・トイレ清掃
トイレは社員に任せるには心理的な負担が大きく、清掃の質にもばらつきが出やすい場所です。便器だけでなく、床や手洗い、ドア周辺、ペーパーホルダー、洗浄リモコンなど、清掃が必要な範囲が広く、当番制で安定的に管理するのは容易ではありません。株式会社ファーストでは、トイレ室内全体を一つの清掃対象と捉え、衛生面にも十分配慮した清掃を行っております。トイレ清掃を外注することで、社員の心理的・時間的負担が軽減され、常に清潔な環境を保つことが可能になります。
・給湯室・流し台清掃
給湯室や流し台は、食べ残しや飲み残し、油分、水垢などが溜まりやすい場所で、それがヌメリや不快な臭いの原因となりがちです。社員の当番制では、シンクを軽く流すだけで終わってしまい、排水カゴや壁面まできちんと清掃されないこともあります。しかし、清掃を外注することで、シンクや排水カゴ、流し台本体、そして周辺の壁面など、汚れが溜まりやすい箇所をしっかりと定期的に清掃することができます。
・床・フロア清掃
床の清掃は、社員が日々の掃除機がけやモップがけをするとなると、予想以上に時間がかかってしまいます。特に来客の動線やエントランス、会議室周りなどは、会社の印象を左右する重要な場所です。清掃業務を外部に委託することにより、社員が日常的に床清掃に追われることが減り、来客時にも常に清潔感を維持しやすくなります。
社員の負担を軽減することが、職場の満足度に直結します
清掃は職場で欠かせない業務であるものの、社員にとっては必ずしも本来の業務ではない点が多くの職場で見受けられます。特にトイレや水回りの清掃は、心理的な負担を伴うことが多く、不公平感が生じやすい業務とされています。「忙しい時に限って清掃当番が回ってくる」「担当者によって清掃のやり方がまちまち」「やりたくない作業を押し付けられているように感じる」といった小さな不満が積み重なると、職場での満足度を低下させる要因になり得ます。
このような状況を改善するために、清掃業務を専門の業者に外注することで、社員が自分の本来の業務により集中できる環境を整えることが可能です。これにより、職場環境に対する満足感も向上しやすくなります。清掃業務の外部委託は、単なる業務の代行ではなく、職場環境を改善し、働きやすい職場作りの一環として捉えることができます。
総務が本来の業務に専念しやすくなる
総務部門の業務は実に多岐にわたります。労務管理に始まり、備品の管理や社内環境の整備、来客対応、各種手続きの処理など、日々さまざまなタスクをこなさなければなりません。そんな中で、清掃当番の管理や清掃が不十分な場合の対応に追われてしまうと、本来重視すべき業務に集中することが難しくなります。このような状況を解消するためには、清掃業務を外部に委託するという選択肢があります。これにより、清掃の運用を効率的に整理することができ、総務は単なる「清掃の管理者」ではなく、「快適なオフィス環境を維持・管理するプロフェッショナル」としてその役割を果たしやすくなります。
清掃の範囲や頻度、そしてコストを明確に設定し、それに基づいて定期的に清掃を実施できる体制を整備することは、総務の業務を軽減する大きな助けとなります。このような体制を構築することによって、総務はより効率的に、そして効果的に自らの業務を遂行することができるようになります。
外部委託費用を評価する際のポイント
清掃業務を外部に委託することを検討する際には、月々の費用だけで決定するのではなく、総合的に評価することが肝心です。社員が清掃に費やしている時間や、総務部門が管理にかかる工数、清掃作業の品質が不安定な場合の対応、クレームが発生した場合の処理、そして職場の満足度に至るまで、さまざまな要素を考慮に入れることで、外部委託費用の価値がより明確に理解できるようになります。外部委託費用は単なる清掃のコストではありません。むしろ、社員の貴重な時間を本来の業務に専念させ、総務部門の管理負担を軽減し、常に清潔で快適な職場環境を維持するための重要な投資と言えるでしょう。まずはすべての清掃を外部に任せるのではなく、特に負担が大きいトイレや給湯室など、部分的に外注を開始する方法もあります。
株式会社ファーストでは、トイレの定期清掃サービスやトイレと流し台、トイレとフロアの組み合わせなど、オフィスのニーズに合わせて選択しやすい清掃プランを提供しております。これにより、オフィスの課題に応じた最適な清掃サービスを受けることが可能です。
まとめ｜清掃業務の外部委託は、社員と総務の時間を解放する手段
オフィスの清掃業務を外部に委託することにより、社員が清掃に費やす時間だけでなく、総務が行う当番制の管理や備品の管理、さらには清掃時の不備に対する対応といった目に見えにくい業務も大幅に削減することが可能となります。これにより、社員はより本来の業務に専念でき、総務スタッフも清掃関連の運用に追われることなく、より効率的に業務を進めることができる環境を整えることができます。こうした取り組みは、職場全体の生産性を向上させるとともに、そこで働く人々の満足度を向上させることにもつながります。清掃を外部に委託する際には、単に費用の増減だけを気にするのではなく、社員と総務の負担をどれだけ軽減できるかという視点を大切にすることが重要です。
