新年や年度の始まりは、オフィスの環境をリフレッシュする絶好の機会です。この時期に、日々の慌ただしさの中で見過ごされがちな清掃の見直しを行ってみてはいかがでしょうか。オフィスの清掃を効果的に行うことで、職場の雰囲気が一新され、社員の士気や生産性の向上につながります。まずは、現在の清掃状況を確認し、どの部分に改善の余地があるのかを把握することから始めてみましょう。例えば、デスク周りの整理整頓や、普段手が届きにくい場所の清掃頻度を見直したり、環境に優しい清掃用品の導入を検討することも一つの方法です。新しい年度や年始に向けて、清掃の計画を立て、オフィスをより快適で働きやすい空間に変えていきましょう。
新年度における企業の変革例
新年度が始まると、企業ではさまざまな変化が見受けられるものです。
- 新しい社員が加わることで、若々しく革新的な視点を持つ人材が増加しました。
- 時代の流れに合わせ、会社の規則が見直され、フレックス制度やリモートワークが正式に導入されるようになりました。
- 社内のコミュニケーションを活性化させるために、オフィスのレイアウトが変更されました。
- 人事異動により上司が変わり、これまで以上に経費削減が求められるようになりました。
- 年度末に行われた大掃除により、オフィスが一段と清潔になりました。
- 最新の設備や機器が新たに導入されました。
このような変化を踏まえ、多くの企業は新年度に向けて気持ちを一新し、大規模な見直しを行うことが多いようです。そんな中で、もしオフィス清掃の方法を長年見直していないとしたら、それは会社の新しい姿に合わなくなっている可能性があります。数年前に決めた清掃方法が、今の会社の状況に適しているかどうかを考えてみませんか？時代の変化や企業の方針の変更、社員の入れ替わりに対応するため、現在の会社に最適なオフィス清掃の方法を再評価してみることをお勧めします。
オフィス清掃の重要ポイントを抑えよう！
オフィスの清掃を見直す際には、以下のポイントをしっかりと確認しておくことが重要です。
まず第一に、誰が清掃を担当するのかを明確にすることが大切です。清掃を専門の業者に依頼するのか、もしくはスタッフが直接行うのかによって、清掃の質や効率が大きく変わってきます。
次に、清掃の頻度が適切であるかを検討してください。日々の清掃が必要な箇所もあれば、週に一度で十分な場合もあります。オフィスの使用状況に応じて、清掃頻度を見直すことが効果的です。
また、清掃する箇所に過不足がないかどうかも確認が必要です。重要なスペースが見落とされていたり、逆に必要以上に手間をかけている部分があれば、それを正すことが求められます。
さらに、清掃にかかる時間が効率的で適切かどうかをチェックしてください。時間をかけすぎている場合、作業の方法を見直すことで改善が図れるかもしれません。
加えて、使用している清掃道具が古くなっていないか、効率や効果が十分に高いかも確認しましょう。最新の道具や洗剤を使用することで、清掃の質を向上させることができます。
最後に、コストパフォーマンスが高いか、削減可能な費用がないかを見直すことも重要です。無駄なコストを削減し、効率的に清掃を行うことが、全体のコストを抑える鍵となります。
オフィス清掃には、これといった絶対的な正解は存在しません。それぞれのオフィスにとって最適な清掃プランがあるはずです。上記のポイントを基に見直しを行い、あなたのオフィスにふさわしい清掃方法を見つけてください。
新年度開始に際してオフィス清掃の再評価をした事例
新年度の始まりを機にオフィス清掃の見直しを行った企業の皆さまに、どのような理由でどのような点を改善したかについて、具体例をご紹介いたします。
①清掃の担当者を誰にするか
・従来はオフィス全体の清掃を清掃業者に任せていましたが、新入社員の教育の一環として清掃活動を取り入れることにし、一部のオフィス清掃を従業員で行うことに決定しました。
・新年度からリモートワークが正式に導入され、社員が毎日出勤する必要がなくなりました。このため、従来のように社員でオフィス清掃を分担することが難しくなり、専門スタッフを雇用することにしました。
・最近の若い社員の間では、「掃除は業務の一環ではない」という考え方が一般的のようです。この流れに合わせて、当社でもオフィス清掃を清掃業者に外注することにしました。
・業務拡大に伴い社員の仕事量が増え、オフィスを清潔に保つことが難しくなってきました。そのため、清掃を任せられる専門の人を探すことにしました。
・採用面接の段階で「オフィス清掃は自分たちで行うのですか？」と質問されることが増えました。若手社員が清掃を嫌がる傾向があるようで、清掃が理由で入社を辞退されることを避けるため、清掃を清掃業者に外注することにしました。
・今年度から働き方改革に注力することとなり、その一環として社員の時間を確保するためにオフィス清掃を外注することにしました。
・従来委託していた清掃業者の対応が遅く困っていましたが、新年度の契約更新を機に新しい清掃業者に変更することにしました。
②清掃の頻度は適切か
・従業員数の増加に伴いオフィス内の汚れが激しくなり、以前の週2回の清掃では対応しきれなくなっていました。オフィスを清潔に保つために、清掃を毎日行うことにしました。
・リモートワークの増加でオフィスの使用頻度が減少し、汚れが少なくなりました。以前は毎日清掃していましたが、今はその必要がないため、週2回に減らしました。
・トイレを自動洗浄機能付きに変更したため、毎日のトイレ清掃を2日に1回に減らしました。
③清掃する場所に漏れや不足はないか
・これまで給湯室の清掃は清掃業者に依頼しておらず、気づいた人が掃除していましたが、実際にはいつも同じ人が行っていたことが判明しました。負担を分散するため、清掃業者に給湯室の清掃も依頼することにしました。
・オフィスのレイアウト変更に伴い、未使用だった部屋も活用することになり、これまでの大掃除の時だけ行っていた清掃を他の部屋と同様に定期的に行う必要が生じました。そのため、掃除当番の分担にその部屋も追加しました。
・社員教育の一環として、会社の周囲のゴミ拾いを取り入れたため、清掃会社に依頼する必要がなくなりました。
④清掃時間は適切か
・毎日業務終了後に従業員が清掃を行っていましたが、帰宅が遅くなることに不満が出ていました。不満を解消するため、掃除を朝礼後に行うように変更しました。
・清掃を清掃スタッフに任せていましたが、ある日昼休みにトイレ掃除が行われ、社員が困ったことがありました。社員の動線を考慮し、会社として希望する清掃時間を清掃スタッフに伝えることにしました。（昼休みはトイレを利用する社員が多いため、トイレ掃除はそれ以外の時間にするようにしました）
・従業員が増え、オフィスが手狭になってきたため、勤務時間内の清掃が従業員の動線に支障をきたすことが多くなり、始業前に清掃を終えるよう時間を変更しました。
⑤清掃用具は古くなっていないか、効率や効果は高いか
・掃除道具が古くなり、汚れを落としにくくなっていたため、新年度を機に一新しました。
・掃除道具の手入れが面倒だったため、手入れが不要なレンタルの掃除道具に変更し、新年度の予算に組み込みました。
⑥コストパフォーマンスは高いか、削減できるコストはあるか
・掃除機を買い替える際にロボット掃除機を導入しました。購入費用は高額でしたが、従業員の手間が減り、コストパフォーマンスが向上しました。
・清掃コスト削減のために従業員で清掃を行っていましたが、清掃に充てる時間を本来の業務に使うことで得られる成果を考慮すると、必ずしもコストパフォーマンスが良いわけではないとの指摘がありました。自社に当てはめて考えた結果、納得できる内容だったため、今年度から清掃を外部委託することにしました。
オフィス清掃を見直すことで、社員の不満の解消や清掃の効率、効果の向上、コストの削減、さらには業績の向上など、さまざまなプラスの影響をもたらすことが可能です。会社が変化するタイミングで、オフィス清掃の見直しを検討してみてはいかがでしょうか。
