「私たちの企業は規模が小さいのですが、日々のオフィス清掃を専門業者に依頼できるのでしょうか？」との質問を頻繁に受けます。ドラマなどで大手企業の巨大なオフィスビルを清掃業者が掃除する様子が描かれることが多いため、一部の方々が清掃サービスは大規模オフィスだけが利用できると思い込んでいるようです。
しかし、オフィスと一言に言ってもその規模は様々です。500人以上の従業員が働く大規模なオフィスビルもあれば、テナントビルの一部屋を利用する小規模なオフィスも存在します。大小さまざまな規模のオフィスの清掃に対応しています。
オフィスの規模に関わらず、日常の清掃業務は専門業者に依頼することが可能です。
オフィス清掃はどの規模の会社が使っている？
オフィス清掃サービスは、大企業だけが利用しているものというわけではないのです。大きな規模のビジネスから小さな規模のビジネスまで、それぞれのニーズに合わせて清掃サービスを活用しているのが現状です。
具体的にどのような会社が利用しているかというと、
・高層ビルを自社ビルとして使用している大企業
・工場が併設されており、敷地面積が広大な会社
・ショールームが主力で、その一部に事務所を持っている会社
・全体的にはそこまで広くないものの、ビル全体を自社のオフィスとして利用している会社
・オフィスビルにテナントとして入居し、一フロア全体を占有している会社
・オフィスビルのテナントとして、一部のスペースだけを借りている会社
・マンション内の一部屋をオフィススペースとして活用している会社
など、まさに多種多様な規模の会社がオフィス清掃サービスを利用しています。
清掃会社は、これらの会社それぞれの規模とニーズに応じた清掃プランを提供しており、頻度や内容を調整しながら、各オフィスの清掃を行っています。これにより、どの規模の会社でも清潔なオフィス環境を維持することが可能となっています。
オフィスの規模に応じた詳細な清掃内容と頻度
オフィスの広さや使用人数によって、求められる清掃の内容や頻度はそれぞれ異なります。
オフィスに出入りする人々の数が多いほど、清掃が必要な箇所も増え、その結果、清掃に必要な時間も長くなります。同じように、オフィスの広さが大きいほど、清掃が必要なエリアも広がります。
これらの違いを考慮して、それぞれのオフィスが必要とする清掃内容や頻度を適切に決定することが重要です。具体的な清掃内容や頻度の例として、いくつかのケーススタディを通じて説明します。
自社ビルのオフィス空間
自社ビル全体をオフィスとして利用している場合、清掃が必要となるエリアは驚くほど多岐にわたります。オフィス空間だけでなく、ビルの外観や通路、階段、そしてトイレといった共有スペースも含まれます。これらの清掃作業は全てを専門の清掃会社に任せるもよし、あるいは社員と清掃会社の間で分担するという選択も可能です。
特に、従業員の数が多い会社では、人々の出入りが頻繁で各エリアの使用率も高いため、汚れが生じやすいという特性があります。さらに、清掃が必要な場所が多く、またそれらのエリアが広範囲にわたるため、清掃の頻度は日々行うほどよく、それが推奨されています。このような状況を考慮し、清掃作業の最適な方法を検討することが重要と言えます。
テナントビル全フロアを借りるオフィス
テナントビルというのは、一つの建物に複数の企業や店舗が入っているビルのことを指します。このようなビルでは、ビルの外側や階段などの共有部分の清掃は、ビルを所有している貸主側が行うことがほとんどです。しかし、一つのフロア全体を借り切って使用している場合、そのフロア内にあるトイレや給湯室、廊下などの共有部分の清掃を、借りている側が行う必要が出てきます。
このような場合、清掃が必要となる場所の広さや利用状況によりますが、清掃の頻度としては、一週間に2～3回から毎日が適切とされています。それぞれの企業や店舗が、自分たちの使用する空間を清潔に保つことで、より快適なビジネス環境を維持することができます。
テナントビルやマンションの一室を借りたオフィス
オフィススペースとして一室を借りられているテナントビルやマンションでは、その中にトイレや給湯室が設置されているか否か、という点がポイントとなります。もし、トイレや給湯室がオフィスの外側に位置し、他のテナントとの共有となっている場合、大半のケースではテナントビルの管理会社が清掃作業を担当してくれるのが一般的です。しかし、それらがオフィススペース内に設けられている場合、自身たちで清掃作業を行う必要が出てきます。
もし、トイレや給湯室の清掃が不要な場合、オフィスの掃除としては掃除機をかける作業や拭き掃除が主になります。そして、その清掃頻度は週に2回ほどというのが一般的となります。
一方で、トイレの清掃が必要となる場合、それは毎日使用される場所なので、理想的には毎日掃除することが望ましいです。しかし、現実的には、清掃専門の会社に依頼する場合でも、その掃除はオフィス全体の掃除と合わせて週数回というのが一般的です。そして、その他の日については、従業員が手早く掃除を行う、という手法もあります。
多事業所持オフィス
企業が複数のオフィスを運営する場合、従業員の満足度を一定に保つために、全ての事業所で同じ清掃会社に業務を委託するという方針を取る企業も存在します。
新規に事業所を設立する際には、既存のオフィスで利用経験がある清掃会社に依頼することで、新規事業所の運営スタートをスムーズに進めることが可能となります。しかしながら、各事業所が全く同じ条件で清掃業務を進めるべきとは限りません。
それぞれの事業所は規模や清掃が必要な程度が異なるため、各オフィスに適した清掃の内容や頻度を決定する事が重要となります。
小規模オフィスの日常清掃依頼は割高になる?
小さなオフィスでも、日常的に清掃業者に依頼することは可能です。しかし、そのコストが高くなるのではないかと懸念する方々もいらっしゃるかもしれません。だからと言って、心配はいりません。実は、ちょっとした工夫により、小規模なオフィスでも清掃のコストパフォーマンスを向上させることが可能なのです。
・1日にいくつかの清掃をまとめて依頼する
清掃にかかる時間が短ければ短いほど料金が安くなると思われがちですが、これは必ずしも正確なわけではありません。清掃時間が半分になっても、料金が半分になるわけではないのです。なぜなら、清掃スタッフが作業のために訪問するための労力は、清掃時間に関係なく一定だからです。いくつかの清掃業者では、「出張費1日〇円」といった形で料金を設定しています。そのため、もし同じ日に清掃スタッフが来るのであれば、30分の作業よりも2時間の作業を依頼した方が、よりコストパフォーマンスが高くなるのです。その結果、普段は自分たちで掃除が難しい箇所や、見落としがちな箇所も依頼することが可能になります。このようにすることで、オフィス清掃の効果をより体感でき、さらにコストパフォーマンスも大きく向上します。
・本格的な掃除は清掃業者に任せて、従業員の時間を確保する
週に数回、清掃業者にしっかりとした清掃を依頼することで、その他の日は従業員が簡単な掃除を行うだけで足ります。そして、掃除が不要な日も出てきます。その結果、従業員が掃除に費やす時間がなくなり、本来の業務に専念できる時間が多くなります。その時間をコストに換算してみると、掃除を外注することのコストパフォーマンスが高まることが明確になります。
小型オフィスが清掃業者に清掃依頼する理由
小規模なオフィスが清掃業者に業務を委託するという選択は、コスト面で見れば大規模なオフィスと比べて効率が悪いかもしれません。しかし、驚くことに、小規模な会社でも掃除業者に清掃を任せているところは実は数多く存在します。では、なぜ小規模なオフィスが掃除業者に清掃を任せるのか、その背後にはどのような理由があるのでしょうか。
・小規模企業では個々の役割が大きい
オフィスが小さい会社では、従業員の数も少ないため、一人一人が担当する業務が多いことが特徴です。その結果、本業に専念するための時間がなく、掃除まで手が回らないという状況が発生します。
例えば、『社長を含む営業スタッフ数名と事務員1名』という小規模な組織では、常にオフィスにいる事務員1名に掃除の負担が偏ってしまいます。
従業員が少ないために、掃除業務の負担が重くなったり一部の人に偏ったりする可能性があるのです。
・清潔なオフィスは信用度アップにつながる
大規模な企業はその規模だけで社会から信頼されますが、小規模な会社が信頼を勝ち得るためには、その実績やアピールが必要となります。
オフィス清掃は、そのための重要な手段となります。たとえ空間が狭くても、いつ訪れても整然とした清潔なオフィスは、訪問者に良い印象を与えます。また、清掃が行き届いた快適なオフィスは、従業員の心身の健康を保ち、仕事の効率と効果を高める要因となります。これは「信頼できる仕事」に直結します。
したがって、小規模な会社ほど、オフィス清掃に力を入れることで、社会的な信用を向上させることが可能となります。
・従業員の時間は規模に関わらず重要
小規模なオフィスでは、掃除に必要な時間は比較的短いため、従業員が掃除をするのも十分可能だと思うかもしれません。しかし、たとえ1日15分だとしても、1年間続ければ合計で60時間にもなります。その時間を本業に充てたら、どれだけの成果が出るでしょうか？お客様の訪問を増やすことができるかもしれませんし、新商品の開発に取り組むことができるかもしれません。あるいは、その時間を社員のリフレッシュや自己啓発の時間に使うことも可能です。これらはすべて、成果向上や売上増加に繋がる要素なのです。
大企業でも小企業でも、従業員の時間は会社の業績向上に等しく価値があるものです。清掃会社にオフィス清掃を委託することで、社員の貴重な時間を確保することができます。
