オフィスの清掃を専門の業者に依頼することを考えている企業は多くあるでしょう。
しかし、初めて清掃業者に依頼する企業にとっては、その手続きの流れが不明確であることもあるかと思います。
オフィス清掃をスムーズに進めるためにも、清掃業者への依頼の手順を理解しておくことは大切です。
今から外注をする際の手順をご紹介します。
清掃外注のお申込み手順
- 問い合わせ
- 見積もり
- 日程調整
まず第一歩となるのが、清掃業者への問い合わせです。
清掃業者の公式ウェブサイトから、もしくは直接電話で、依頼したい旨を伝えます。
問い合わせを行った後、清掃業者の担当者から折り返しの連絡が来ることで、具体的な依頼の進行が始まります。
この時点で、清掃業者の担当者と一緒に、清掃の見積もりを取るための日程を設定します。
清掃業者によっては、直接オフィスの状況を確認し、それに基づいて見積もりを提出することがあります。
そのため、担当者がオフィスを訪れて状況を把握することができる日時を設定しましょう。
これにより、より正確な見積もりを取ることが可能となり、依頼の流れもスムーズに進行します。
見積もりに満足したら契約を進める
オフィスのレイアウトや広さなどを詳細に確認し、それに基づいて料金を計算します。
あなたが特定のプランや清掃の頻度などを希望する場合は、見積もり時にその要望を伝えてください。
我々専門家は、あなたの要望を理解し、それに合ったプランを提案します。
なお、見積もりの過程では、担当者からさまざまな質問がされることもあります。
これは、最も正確な料金を算出するために必要な情報を得るためです。担当者はプロフェッショナルであり、視覚的な確認によりある程度の情報を把握できますが、それだけでは充分な情報が得られないこともあります。
したがって、質問に対しては明確に答えることが重要です。
あいまいな回答をすると、最終的に満足のいくプランや料金が提示されない可能性があります。
また、何か不明な点があれば、遠慮せずに質問してください。
このような打ち合わせは約40分ほどを要することがありますので、スケジュールを調整しておくことをお勧めします。
清掃業者から提案された見積もりに納得できれば、契約を結んでいただきます。
逆に、納得できなければ契約を断ることも可能です。依頼することによるメリットを慎重に判断してください。
契約が成立すると、契約書や請求書が発行され、費用の支払いを行います。
支払いが完了すれば、実際のクリーニング作業が開始されます。
以上が、オフィスクリーニングを依頼する一連の流れとなります。
プロセスは複雑ではなく、初めての方でも安心してお問い合わせいただけます。
オフィスクリーニングで、あなたのオフィスを清潔に保つお手伝いをさせていただければ幸いです。
